飲み会を企画する際に注意する点など…

年末年始壮行会など飲み会は年中行われています。
でも幹事に成るとサー大変！
参加者からの不平不満のオンパレードです。
そこで今回は飲み会のまぁ無難な開き方をテーマに書いておきます。





１企画　＜一月及び二月前＞
時期などにもよりますがおよそ一月前には企画をスタートさせるといいです。
ただし忘年会などについては居酒屋などが混み合います。一月半ないしは二月前なら余裕です。
　この段階で考えるのは
　　・テーマ
　　　　　　（忘年会　新年会　お花見　壮行会　合コン　親睦会など）
　　・テーマに沿った参加者の傾向
　　　　　　（会社の人　友人　見知らぬ男女　年齢　趣味の仲間）
　　・参加者の傾向から予算
　　　　　　（会社の人なら収入はある程度見込める。そこから算出するとか　
　　　　　　　複数の雑多な人たちないしは学生なら年収の上下または全くな
　　　　　　　い人も考えて多く参加してもらいたいなら予算を低めに抑える。）
　　・参加者の傾向から場所選定
　　　　　　（どこなら参加しやすいかをそれぞれの住所が分かっているなら
　　　　　　　算出する）
　　・内容を確定
　　　　　　（忘年会新年会普通の飲み会ならば問題ないのですが壮行会やら
　　　　　　　結婚式の二次会のような場合はある程度の準備が必要になりま
　　　　　　　す。司会を立てるのか？進行表をつくるのか？ゲストは呼ぶの
　　　　　　　か？サプライズにするのか？などなど）
　　・内容からお店の候補を複数用意＜決定ではない＞
　　　　　　（・どのくらいの規模の人数を収容することができるのか？
　　　　　　　・予算はどのくらいで可能か？
　　　　　　　・音響設備はあるか？
　　　　　　　・個室はつかえるか？
　　　　　　　・コースはどのようなもの？飲み放題のお酒の種類は？
　　　　　　　・コースを確定できるギリギリのリミット
　　　　　　　・コースを選んだ際と何も選定しない際のキャンセルリミット
　　　　　　　・キャンセルの際費用がどのくらいかかるか
　　　　　　　・何か勉強してもらえることはあるか？クーポンはあるか？）
　　　・お店を複数候補をだしたらできれば足を運んでかくにん。
　　　　　　（・間口の広さわかりやすさ
　　　　　　　・部屋の大きさ
　　　　　　　・うるささ
　　　　　　　・店内の通路のスムーズさ
　　　　　　　・トイレの大きさ綺麗さ
　　　　　　　・アクセス
　　　　　　　・食事の内容や飲み放題の内容などのメニュー確認
　　　　　　　・チラシ　担当者などを確認
　　　　　　　ここで必要に応じて仮押さえをしても構いません。
　　　　　　　この段階で何か勉強してもらえるのか交渉してもいいでしょう。）
　　　・コースにするのか　当日頼むのかの選定　ざっくり一人当たりの金額確定

２参加者募集　＜一月前及び二月前＞
企画を立てたら参加者を募ります。
　　　・伝達方法　
　　　　　　（メール、ライン、フェイスブック、お手紙、電話など）　
　　　・伝達内容
　　　　　　（・日付場所金額をおおよそ記載　決まっている場合は確定で書いてヨシ
　　　　　　　・参加　不参加のみ記載。未定は最も困るパターンに陥ります。
　　　　　　　・返事のリミットを決めておきましょう。
　　　　　　　　　　　最低でも２週間前　年末なら４週間前には
　　　　　　　　　　　決まっていないと余裕がありませんね。
　　　　　　　・ドタキャンの可能性を考えてキャンセル料の選定。
　　　　　　　　　　　当日の場合キャンセル料は食事代１００％になりますなど
　　　　　　　お店の融通度合いによっては「飛び入り可！」
　　　　　　　と付け加えても構いません。）

３お店選定
人数が確定したら即お店を押さえます！

４確定した内容を参加者に連絡＜二週間ほど前に一回、及び一週間前にリマインド＞
　　　　　　（・日時
　　　　　　　・場所
　　　　　　　・金額（前払いにするか後払いにするか　
　　　　　　　　　　　当日相当な天候不安がない限り、コース前払に確定すべき）
　　　　　　　・お店の担当者
　　　　　　　・お店の連絡先
　　　　　　　・主催者
　　　　　　　・主催者の緊急連絡先
　　　　　　　・雨天の時の開催の有無
　　　　　　　・キャンセル料

　　　　　　　イカス幹事なら当日の天候、周囲のイベント、終電、代行
　　　　　　　なども押さえておくとできる男または女と言われますw）
５開宴前日までの準備
　　　　　　　・終電終バスなどのチェック
　　　　　　　・エチケット袋の用意
　　　　　　　・お金回収袋の用意
　　　　　　　・携帯の充電
　　　　　　　・参加者リスト作成及び支払チェック項目
　　　　　　　・ウコンなどの調整薬を準備
　　　　　　　・天候の確認（天候不順で取りやめる場合の決断及び連絡）
　　　　　　　・イベント企画がある場合はそれに対する準備
　　　　　　　　　　　　司会する人とのミーティング
　　　　　　　　　　　　企画の準備など
　　　　　　　・クーポンなどがある場合はその準備

６開宴
　　　　　　開演しても気は抜けません。
　　　　　　　・金額の回収　管理
　　　　　　　　　　　　（天候不安で当日オーダーでもない限りは
　　　　　　　　　　　　　先払いにしてもらいましょう）
　　　　　　　・おトイレ　非常口などを伝える。開宴を伝えるなど
　　　　　　　・配慮
　　　　　　　　　　　　（禁止項目　一気飲みの禁止
　　　　　　　　　　　　　　　　　　みだらな行為の禁止

　　　　　　　　　　　　　喧嘩の際の仲裁
　　　　　　　　　　　　　壁の華になる人を極力減らすように注意）
　　　　　　　・終電終バスが近づいたらその人たちへのリマインド
　　　　　　　・支払

７終了です

宴会終了で仕事は終了です。二次会は範疇ではありませんのでその点は各自に任せましょう。送り狼などの対処も自己責任としてください。多分ですが「自分はほとんどお酒飲んでないのにみんなと同額なんておかしい！」とか「食事がほとんど食べられなかった。」「食事がまずい」なんて声も後ほど聞かれるでしょうがそういうのは「恐縮です。今後善処いたします！」と答えるにとどめましょう。
いちいち聞いていたら身が持ちませんからねw